Mintaeset: árajánlat-asszisztens egy burkoló vállalkozónál, a felméréstől a harmadik hónapig

Ez kitalált mintaeset. A cég, a szereplők és a számok nem valódiak, hanem azt mutatják be, hogyan zajlik nálunk egy bevezetés. Az első valódi esettanulmányt az első bevezetések után tesszük közzé, az ügyfél hozzájárulásával.

A cég és a gond

Fekete Tamás egyéni vállalkozó, burkoló és kőműves, három emberrel dolgozik Baja környékén. Fürdőszobákat, konyhákat, teraszokat burkolnak, a munka nagyobb része magánszemélyeknek szól, néha egy-egy kisebb cégnek is. A számlázást a felesége, Kata viszi, este, a konyhaasztalnál.

A gond nem a munkával volt, hanem ami utána jön. Tamás hetente hat-nyolc helyszíni felmérést csinált, és mindegyikből árajánlatot kellett írnia. Ezt este írta meg, a jegyzetei, a fotói és a saját Excel-árlistája alapján, ajánlatonként nagyjából egy órában. Ha fáradt volt, az ajánlat napokig csúszott, és volt, hogy az ügyfél addigra mást talált.

A felmérés: két óra a konyhaasztalnál

A Gyorsdiagnózis két órája alatt végigbeszéltük Tamással és Katával, mire megy el az idejük a szakmai munkán kívül. Megnéztük a legutóbbi öt ajánlatot, az árlistát, a beszállítóval folytatott levelezést és a Messenger-üzeneteket. A riportban három feladat került előre, becsült óraszámmal:

• Árajánlatok írása: hetente kb. 8 óra, ebből becslésünk szerint 5-6 óra spórolható. Ez lett az első lépés.
• Anyagrendelés a beszállítónak az elfogadott ajánlatokból: hetente kb. 1,5 óra, a felét lehet megspórolni.
• Válaszok az ügyfelek üzeneteire (mikor jönnek, mennyibe kerül még egy polc): naponta fél óra, ennek egy része sablonnal rövidíthető.

A riport azt is leírta, mit nem javaslunk: a számlázást nem bíztuk AI-ra, mert Kata gyorsan és jól csinálja a számlázóprogramban, ott nincs mit nyerni. A riport mellett ott volt a bevezetés pontos ára is, meglepetés nélkül.

Az első feladat: árajánlat a helyszíni jegyzetből

Egy feladatot választottunk, az árajánlatot. A cél az volt, hogy Tamás a helyszínen felvett jegyzetből és fotókból tíz-tizenöt perc alatt kész, átnézett ajánlatot küldhessen, ne egy óra alatt.

Mit kapott meg az asszisztens

Az AI-asszisztens Tamás saját előfizetésében fut, egy Claude-projektben. Ebbe töltöttük fel, amiből dolgozik: az árlistát (munkadíj négyzetméterenként, kiegészítő munkák, kiszállás), az anyagnormákat (ragasztó, fuga, élvédő, szigetelés négyzetméterenként, 10 százalék vágási ráhagyással), három korábbi, jól sikerült ajánlatot mintának, és a cég rövid feltételeit. Minden a saját fiókjában van, nem nálunk. Hogy miért ezt az eszközt javasoltuk, arról a Claude vagy ChatGPT cikk szól.

Hogyan működik a gyakorlatban

• A helyszínen Tamás egy egyszerű sablon szerint jegyzetel a telefonjába: helyiség, padló négyzetméter, fal négyzetméter és magasság, a burkolat típusa, ki veszi az anyagot, kell-e bontás. Közben fotóz.
• Este bemásolja a jegyzetet és a fotókat. Az asszisztens tételes ajánlatvázlatot ír: munkadíj, anyaglista mennyiséggel, kiegészítő munkák, végösszeg.
• Külön listában jelzi, ami hiányzik vagy furcsa, például hogy a zuhanyzó szigeteléséről nincs adat, vagy hogy a fal és a padló négyzetmétere túl közel van egymáshoz.
• Megírja a rövid kísérőlevelet is, Tamás hangján. Tamás átnézi, javít, és ő küldi el PDF-ben. Magától semmi nem megy ki.

Hasonló lépéseket mutat be a német ajánlatkérés feldolgozása demó, az anyagmennyiség számolásáról pedig az anyagszükséglet-számoló demó ad képet.

Ami elsőre nem működött

Az első héten három dolgot kellett javítani. Ezt azért írjuk le, mert minden bevezetésben van ilyen, és a tesztelés erre való.

• Tamás először hangüzenetben mondta be a méreteket. Az építkezés zajában a leirat pontatlan volt, ezért átálltunk az írott sablonra, ami a helyszínen is két perc.
• Egy ajánlatban a fal négyzetméterét padlóként számolta, mert a jegyzetben csak annyi állt: 2,4 × 3. Azóta a sablon külön kéri a padlót és a falat, és az asszisztens rákérdez, ha valami nem egyértelmű.
• Az első vázlatok túl hivatalosak voltak. A korábbi ajánlatok hangnemét mintának adtuk, és a harmadik naptól a levelek már úgy szóltak, ahogy Tamás beszél.

Betanítás és átadás

A bevezetés végén két órát gyakoroltunk Tamással és Katával, valódi, aznapi felmérések alapján. Kaptak egy kétoldalas írásos útmutatót: hogyan kell jegyzetelni, mit kell mindig átnézni a vázlatban, és mit tegyenek, ha az asszisztens valamit rosszul számol. Az első hónap havi támogatása a bevezetés része volt, ebben finomhangoltuk az árlistát és két új munkatípust vettünk fel.

Ami utána jött

A második hónapban az elfogadott ajánlatokból az asszisztens már a beszállítónak szóló anyagrendelés vázlatát is elkészíti, mennyiséggel és a szállítás kért napjával. A harmadik hónapban Kata kapott tíz válaszsablont a leggyakoribb ügyfélkérdésekre. Mindkettő a havi támogatás keretében készült, kisebb bővítésként.

Az eredmény három hónap után

Mintaeset, kitalált számokkal. Valódi bevezetésnél ezt a cég saját adatain mérjük, és a felmérés riportjában előre leírjuk, mire számíthat.

• Egy árajánlat ideje kb. 60-70 percről 15-20 percre csökkent, a jegyzeteléssel együtt.
• Heti hét ajánlattal ez kb. 5,5 óra hetente, havonta nagyjából 24 óra.
• Az ajánlat a felmérés után jellemzően 1-2 napon belül kimegy, korábban 4-5 nap volt.
• Az anyagrendelés vázlata hetente kb. 45 percet spórol, és kevesebbszer marad ki egy-egy tétel.

Mibe került

• Gyorsdiagnózis: 60 000 Ft, ami beszámított a bevezetésbe.
• Bevezetés: 250 000 Ft, amiből a felmérés díját levonva 190 000 Ft maradt. Benne volt az első hónap S méretű támogatása.
• Havi támogatás a második hónaptól: S, 35 000 Ft havonta.
• AI-előfizetés Tamás saját nevén, havonta néhány ezer forint.

Ha Tamás egy munkaóráját 6 000 forintra számoljuk, a havi kb. 24 óra nagyjából 143 000 forintot ér, szemben a kb. 43 000 forintos havi költséggel. Így a bevezetés körülbelül két hónap alatt térült meg. A saját cégére ugyanezt a kalkulátorral számolhatja ki.

Amit ebből érdemes megjegyezni

• Egy feladattal kezdtünk, nem mindennel egyszerre. A második és a harmadik lépés akkor jött, amikor az első már magától ment.
• Az asszisztens előkészít, Tamás dönt. Egyetlen ajánlat sem ment ki úgy, hogy ő ne nézte volna át.
• Az adatok a cég saját fiókjában maradtak. Erről bővebben: az adatok a cégnél maradnak.
• Ami elsőre nem működött, azt a valódi ajánlatokon vettük észre és javítottuk, nem az átadás után.

Ha kíváncsi, nálunk melyik feladattal lenne érdemes kezdeni, a Gyorsdiagnózis erre való: két óra a cégnél, egy héten belül írásos riport.