Testreszabott AI-folyamatok: amikor az asszisztens a cég rendszereihez kapcsolódik

Az általános AI-munkafolyamatoknál a kolléga ad oda egy levelet, egy táblázatot vagy egy jegyzetet az asszisztensnek. A testreszabott folyamatoknál az asszisztens maga fér hozzá a cég rendszereihez: a számlázóhoz, a webáruházhoz, a naptárhoz, az ügyféllistához. Nem kell neki semmit kézzel odaadni, és ütemezve, magától is el tudja végezni a feladatot.

Ez nagyobb lépés, és több átgondolást kíván. Ebben a cikkben végigmegyek az építőköveken, a magyar cégeknél leggyakoribb rendszereken, sok példán, és azon, amire a biztonság miatt nagyon figyelni kell.

Az építőkövek

Négy építőkőből áll össze szinte minden ilyen megoldás. Érdemes ezeket röviden megismerni, mert a cégvezetőnek is jó tudni, mi történik a háttérben.

MCP: egységes csatlakozó az AI és a programok között

Az MCP (Model Context Protocol) egy nyílt szabvány, amelyet az Anthropic tett közzé 2024 végén. Arról szól, hogyan kapcsolódhat egy AI-asszisztens külső programokhoz és adatokhoz egységes módon. Úgy lehet elképzelni, mint egy szabványos csatlakozót: ha egy programhoz létezik MCP-szerver, akkor azt az asszisztens ugyanúgy tudja használni, mint bármely másikat. Ma már a Claude és a ChatGPT is támogatja, és sok szolgáltatásnak van saját vagy közösségi fejlesztésű MCP-szervere.

Egy MCP-szerver futhat a gyártó felhőjében, és futhat a cég saját gépén is. A különbség nagyon fontos: a helyben futó szerver a cég gépén tartja a hozzáférési kulcsokat, a távoli szervernél viszont a kulcs egy idegen szerverre kerül.

Programozói felület (API)

A legtöbb komolyabb szoftvernek van programozói felülete, amelyen keresztül más programok adatot kérhetnek tőle vagy küldhetnek neki. Ha egy rendszerhez nincs kész MCP-szerver, de van programozói felülete, akkor egy kisebb fejlesztéssel összeköthető az asszisztenssel.

Ütemezett feladatok és ágensek

Az ütemezett feladat magától fut, például minden reggel hétkor. Az ágens lépésenként végrehajt egy feladatot: lekérdez, összevet, megír, és szól, ha kész. A kettő együtt adja azt, hogy a cégvezető reggelre kész anyagot talál, amit csak át kell néznie.

Automatizáló eszközök

A Make, a Zapier vagy a saját gépen is futtatható n8n arra valók, hogy két program között szabályok szerint mozgassanak adatot: ha új rendelés jön, kerüljön be egy táblázatba. Ezek nem AI-eszközök, de jól kiegészítik az asszisztenst. Ami mindig ugyanúgy történik, azt egy ilyen eszköz biztosabban csinálja, mint egy AI.

Számlázás: Számlázz.hu, Billingo, NAV

A magyar kis cégeknél a számlázás az egyik leggyakoribb terület, ahol az összekötés sokat hoz. Itt van a legnagyobb kockázat is, ezért egy alapszabállyal kezdem: az asszisztens a számlázóhoz csak olvasási joggal fér hozzá. Nem állít ki számlát, nem sztornóz, nem küld számlát a vevőnek.

Számlázz.hu

A Számlázz.hu-nak van saját programozói felülete, a Számla Agent, amelyet egy kulccsal lehet használni. Ezen keresztül le lehet kérdezni a kiállított számlákat, és egy saját fejlesztésű csatlakozóval az asszisztens ezekből tud dolgozni.

• Heti kintlévőség-lista: mely számlák járnak le a héten, melyek késnek, kinek érdemes udvarias emlékeztetőt írni. Az emlékeztetők vázlatban készülnek.
• Havi összesítő a cégvezetőnek: forgalom, a legnagyobb vevők, a fizetési fegyelem változása.
• Egyeztetés: van-e minden lezárt munkához kiállított számla, vagy kimaradt valami.
• Vevőnkénti fizetési szokások: ki fizet rendszeresen későn, kinél érdemes előleget kérni.

A saját tanulási platformomon a számla a fizetés után automatikusan elkészül a Számlázz.hu-ban. Ezt azért írom le, mert jól mutatja a különbséget. Az automatikus számlakiállítás nem AI-feladat, hanem egy pontosan megírt, letesztelt program, amely mindig ugyanúgy működik. Ha egy cégnek ilyen kell, azt fejlesztésként csináljuk meg, nem egy AI-asszisztensre bízva.

Billingo

A Billingónak is van nyilvános programozói felülete, amelyhez kulcsot lehet létrehozni. Közösségi fejlesztésű MCP-szerver is van hozzá, amellyel az asszisztens a számlákat, a költségeket és a partnereket közvetlenül látja. Ez nem a Billingo hivatalos fejlesztése, ezért ügyfélnél csak olvasási jogú kulccsal és a cég saját gépén futtatva használom, és előtte átnézem, mit csinál.

NAV Online Számla

A NAV Online Számla rendszerében nemcsak a kiállított, hanem a cégnek címzett számlák adatai is ott vannak. A NAV programozói felületén egy úgynevezett technikai felhasználóval ezek lekérdezhetők. Ebből nagyon hasznos folyamat építhető, amely a demók között ki is próbálható:

• a beszállítói számlák listája a NAV-ból, összevetve azzal, ami ténylegesen megérkezett e-mailben vagy papíron
• jelzés, ha egy számla a NAV-ban szerepel, de a cégnél nincs meg, vagy fordítva
• havi lista a könyvelőnek arról, mi érkezett, és mi hiányzik még
• ugyanazon számlaszám kétszeri előfordulásának kiszűrése

Vannak közösségi MCP-szerverek, amelyek a NAV-hoz kapcsolódnak, de egy idegen távoli szerveren kérik el a technikai felhasználó adatait. Ezeket ügyfélnél nem használom. A technikai felhasználó a cég adóügyi kulcsa, ezért ilyen lekérdezést csak a cég saját gépén futó, átlátható programmal csinálunk.

Webáruházak: WooCommerce, Shoprenter, UNAS

A WooCommerce-nek beépített programozói felülete van, így közvetlenül összeköthető. A hazai bérelt webáruház-rendszereknél, mint a Shoprenter vagy az UNAS, a kapcsolódás módja a rendszertől és a csomagtól függ. Ahol nincs közvetlen kapcsolat, ott a termékek és a rendelések exportált táblázatával dolgozunk, ami a legtöbb feladathoz elég.

• termékleírások tömeges megírása vagy javítása, a táblázatból vissza a táblázatba
• reggeli rendelésriport: mi jött, mi vár szállításra, hol van fizetési vagy szállítási gond
• készletfigyelés: mi fogy el a következő két hétben az eddigi eladások alapján
• vásárlói kérdésekre válaszvázlat a termékadatok alapján

Szállásfoglalás és vendéglátás

A szállásportálokhoz és sok foglalási rendszerhez nincs nyilvános csatlakozó. Itt a foglalások exportált listájával vagy a böngészőben dolgozó asszisztenssel lehet segíteni, például az érkező vendégeknek szóló levelek előkészítésében. Ezt előre tisztázni kell, mert sok cég azt várja, hogy minden mindennel összeköthető.

Levelezés, naptár, dokumentumok

A Gmailhez, a Google Naptárhoz és a Google Drive-hoz, valamint a Microsoft-irodai rendszerekhez a nagy AI-eszközökben kész csatlakozók vannak. Itt nem kell fejleszteni, csak beállítani, melyik mappához és fiókhoz férjen hozzá az asszisztens.

Ügyfélkezelés (CRM)

Ha a cég ügyfélkezelő rendszert használ, és annak van programozói felülete, az asszisztens onnan is dolgozhat: ki mikor kért ajánlatot, kit kell felhívni, melyik ügyfél nem rendelt régóta. Ahol nincs ilyen felület, ott egy rendszeres táblázat-export is jó kiindulás.

Banki adatok

Banki belépési adatot soha nem adunk az asszisztensnek. A bankszámla-kivonatot táblázatként le lehet tölteni, és ebből az asszisztens összeveti, mely számlák vannak kifizetve és melyek nem. Ennyi elég ahhoz, hogy a kintlévőség-lista pontos legyen.

Példák: így néz ki összekötve

Az alábbi kitalált cégeknél ugyanazok az építőkövek dolgoznak, más-más rendszerekkel.

Villamossági webáruház: rendelés, számla, készlet

Egy kis villamossági szaküzlet WooCommerce-webáruházzal és Billingóval dolgozik. Reggel hétre elkészül egy összefoglaló: tegnapi rendelések, melyikhez nincs még számla, mely termékekből fogy ki a készlet a héten, és mely vevők számlája késik. A tulajdonos ezt olvassa el először, és innen indul a nap.

Könyvelőiroda: hiányzó beszállítói számlák

Egy könyvelőiroda ügyfeleinél havonta ugyanaz a gond: nem jön be minden számla. Egy saját gépen futó lekérdezés ügyfelenként összeveti a NAV-ban szereplő bejövő számlákat azzal, ami a könyvelőhöz beérkezett, és minden ügyfélnek elkészíti a levélvázlatot a hiányzó számlák listájával. A könyvelő átnézi és elküldi.

Építőipari kivitelező: munka és számla egyeztetése

Egy kivitelező a Számlázz.hu-t használja, a munkáit pedig egy táblázatban vezeti. Hetente egy lista készül arról, melyik lezárt munkához nincs még számla, melyik részszámla esedékes, és melyik vevő késik a fizetéssel. Kimaradt számla így nem fordul elő.

Rendezvényhelyszín: érdeklődés, ajánlat, naptár

Egy kúriában esküvőket és céges rendezvényeket tartanak. Az érdeklődések e-mailben jönnek, a foglalt napok a Google Naptárban vannak. Az asszisztens minden érdeklődésre megnézi, szabad-e a nap, és a ház saját csomagjaiból ajánlatvázlatot készít, a szabad alternatív dátumokkal együtt. A rendezvényfelelős átnézi és küldi.

Sajtkészítő üzem: viszonteladói rendelések

Egy kis sajtüzemhez a boltok e-mailben rendelnek, mindenki más formában. Az asszisztens a rendeléseket egy táblázatba gyűjti termékenként és szállítási naponként, és elkészíti a szállítólevelek vázlatát. A hiányos vagy szokatlan rendeléseket külön jelzi.

Biztonság: amit mindig betartunk

• Csak olvasási jog a pénzügyi és számlázási rendszerekhez. Ami pénzt mozgat vagy hivatalos dokumentumot állít ki, az nem az asszisztens dolga.
• A hozzáférési kulcsok a cég saját gépén maradnak, biztonságosan tárolva. Hivatalos kulcsot idegen szerverre nem adunk.
• Minden, ami a cégből kimegy, piszkozat, és egy kolléga hagyja jóvá.
• Minden csatlakozást először próbaadatokon vagy egy szűk körön tesztelünk, és csak utána kapcsoljuk rá a teljes rendszerre.

Ha egy kész csatlakozó nem hivatalos, közösségi fejlesztés, akkor használat előtt megnézem, mit csinál, és csak olyan joggal kapcsolom be, amilyen a feladathoz feltétlenül kell.

Mennyi idő és mennyibe kerül

A testreszabott folyamat mindig egyedi ajánlat, mert attól függ, milyen rendszereket kell összekötni, és van-e hozzájuk kész csatlakozó. Egy kész csatlakozó beállítása gyorsabb, egy saját fejlesztés több időt vesz igénybe. A felmérés után írásban, fix összeggel kap ajánlatot.

Mikor éri meg

Akkor, ha egy feladat rendszeresen, sokszor ismétlődik, és ma valaki kézzel másolja az adatot egyik helyről a másikra. Ha egy feladat havonta egyszer fordul elő, általában elég az általános folyamat: a kolléga kiexportálja a táblázatot, és odaadja az asszisztensnek.

Testreszabott folyamatot csak akkor javaslok, ha az általános már beválik, és látszik, hol fogy el. A felmérésen megnézzük, melyik rendszerhez milyen kapcsolat lehetséges, és mi éri meg az ön cégénél.