Általános AI-munkafolyamatok, amelyek szinte minden vállalkozásnak beválnak

Amikor egy cégvezető először hall az AI-ról, sokszor valami nagy, drága rendszerre gondol. Pedig a legtöbb kis cégnél az első és legnagyobb nyereség olyan feladatokból jön, amelyekhez nem kell semmit fejleszteni. Elég egy AI-asszisztens, például a Claude vagy a ChatGPT asztali alkalmazása, a cég saját anyagai, és néhány óra beállítás.

Ebben a cikkben ezeket az általános munkafolyamatokat gyűjtöttem össze. Általánosnak azért hívom őket, mert a cég meglévő eszközeivel működnek: e-mail, dokumentumok, táblázatok, naptár. Nem kell hozzájuk a számlázó programot vagy a webáruházat összekötni semmivel. Ezek a testreszabott folyamatok, amelyekről külön cikket írtam.

Mi kell mindegyikhez

• Egy AI-előfizetés a cég nevén. Egy felhasználónak havi 20 dollár körül van.
• Egy projekt az asszisztensben, amelyben ott vannak a cég saját anyagai: árlista, sablonok, házirend, néhány jól sikerült korábbi levél vagy ajánlat.
• Néhány soros írásos szabály: milyen hangnemben ír, mit nem állíthat, mit kell mindig megkérdeznie.
• Egy kolléga, aki a kimenetet átnézi, mielőtt az a cégből kimegy.

Az alábbi példák kitalált cégekről szólnak, de a feladatok valódiak: ilyenekkel találkozom a környékbeli vállalkozásoknál.

1. Reggeli levélösszefoglaló és válaszvázlatok

Egy háromfős villanyszerelő vállalkozás tulajdonosa napközben a munkaterületen van, a leveleit este vagy hajnalban olvassa. Közben érkeznek ajánlatkérések, időpont-egyeztetések, beszállítói visszaigazolások, és néha egy sürgős hibabejelentés is elvész köztük.

Az asszisztens reggelente egy rövid összefoglalót készít: mi sürgős ma, mi várhat, ki mit kér. A rutinlevelekre, például egy időpont visszaigazolására, válaszvázlatot is ír, a tulajdonos pedig a kávé mellett átnézi és elküldi őket. A hibabejelentéseket a lista tetejére teszi, a hírleveleket és értesítéseket a végére.

Mire figyeljünk: az összefoglaló a levelek alapján készül, ezért ha egy kérés csak telefonon hangzott el, azt nem fogja tudni. Ez jegyzetfüzetet nem vált ki, csak a postafiókot rendezi.

2. Árajánlat helyszíni jegyzetből és fotókból

Egy burkoló és kőműves vállalkozó a felmérésen jegyzetel és fényképez: helyiségek mérete, a régi burkolat állapota, hol kell aljzatot javítani. Este ebből kellene egy rendes árajánlat, ami egy-két órát elvisz.

Az asszisztens megkapja a jegyzetet, a fotókat és a vállalkozó saját egységárait, és ezekből megírja az ajánlat vázlatát tételesen: mennyiség, egységár, anyag, munkadíj, határidő. Felsorolja azt is, ami a jegyzetből hiányzik, például hogy a lábazatot is kell-e burkolni. A vállalkozó átnézi, javít, és küldi.

Mire figyeljünk: a méreteket és a mennyiségeket mindig ellenőrizni kell, mert egy elírt szám a jegyzetben elírt szám lesz az ajánlatban is. Az árakat soha ne találja ki: csak a cég saját árlistájából dolgozzon.

3. Időpont-visszaigazolás, emlékeztető, lemondás

Egy fodrász- és kozmetikai szalonban a vendégek telefonon, Messengeren és e-mailben foglalnak. A visszaigazolás, az előző napi emlékeztető és a lemondások kezelése naponta sok apró üzenet.

Az asszisztens a szalon stílusában megírja ezeket az üzeneteket, a szolgáltatások hosszával és az előkészületekkel együtt, például hogy festés előtt ne mossanak hajat. Ha valaki lemond, javaslatot tesz, kit lehetne a felszabadult időpontra hívni a várólistáról. Az üzeneteket a recepciós küldi el.

Mire figyeljünk: ha a szalon foglalási rendszert használ, az időpontokat az a rendszer kezeli, nem az asszisztens. Ő csak a szövegben segít.

4. Vásárlói kérdések egy saját tudásbázisból

Egy kertészet és faiskola tavasszal naponta tucatnyi kérdést kap: mikor ültessem, mennyire bírja a fagyot, kell-e metszeni. A válaszok jó része ugyanaz, csak mindig máshogy kérdezik.

A kertész egyszer összegyűjti a fajtákról és a gondozásról szóló saját leírásait, a gyakori kérdéseket és a jó válaszait. Ebből lesz a tudásbázis. Az asszisztens erre támaszkodva írja meg a válaszvázlatot, a kertészet hangján, és jelzi, ha a kérdésre nincs válasz az anyagban, ahelyett hogy kitalálna valamit.

Mire figyeljünk: a tudásbázist frissen kell tartani. Ha változik a kínálat vagy az ár, az asszisztens csak akkor tudja, ha beleírjuk.

5. Szerződések, feltételek, hivatalos levelek átnézése

Egy kis ingatlaniroda rengeteg dokumentumot kap: szerződéstervezeteket, tulajdoni lapokat, hatósági leveleket. Az asszisztens ezekből rövid összefoglalót készít, és egy ellenőrzőlista alapján jelzi, ha valami hiányzik vagy eltér: dátum, terület, vételár, határidők.

Mire figyeljünk: ez nem jogi tanácsadás. Az asszisztens a figyelmet irányítja, a végső ellenőrzés az ügyvédé vagy a szakemberé. Ha egy szerződésben bizonytalan pontot talál, azt kérdésként jelzi, nem dönti el.

6. Beszállítói ajánlatok összevetése

Egy családi pékség évente többször kér árajánlatot lisztre, csomagolóanyagra, energiára. Az ajánlatok különböző formában jönnek: PDF, e-mail, táblázat, más-más egységben és fizetési feltétellel.

Az asszisztens egy táblázatba rendezi őket azonos egységre számolva, és mellé írja a különbségeket: szállítási díj, minimális rendelés, fizetési határidő, árrögzítés ideje. A döntést a tulajdonos hozza meg, de már nem kell fél napot a számolással töltenie.

7. Közösségi média, hírlevél, tartalomnaptár

Egy kis pincészet szeretne rendszeresen posztolni a borairól, a borkóstolókról és a szüretről, de ritkán jut rá idő. Az asszisztens havonta tartalomnaptárt készít az évszakhoz és a pince eseményeihez igazítva, megírja a posztok szövegét, és a ChatGPT-vel képet is lehet készíteni hozzájuk.

Mire figyeljünk: a borról szóló állításokat, a díjakat és a fesztiválok dátumait a pince ellenőrizze. A képeknél pedig mindig jelezni kell, ha nem valódi fotó, hanem készített kép.

8. Megbeszélés és telefon utáni jegyzet

Egy tízfős szerelőcég heti megbeszéléséről senki nem ír jegyzetet, ezért a feladatok egy része elvész. Ha a megbeszélésről hangfelvétel vagy diktált jegyzet készül, az asszisztens ebből összefoglalót ír: ki mit vállalt, milyen határidővel, mi maradt nyitva. Ugyanez működik egy fontos telefonbeszélgetés után is, amit a tulajdonos az autóban bediktál.

Mire figyeljünk: hangfelvételt csak úgy készítsünk, hogy a résztvevők tudnak róla.

9. Munkautasítás, betanítási anyag, álláshirdetés

Egy autószerelő műhelybe új kolléga érkezik. A tudás a régiek fejében van, leírva szinte semmi. A műhelyvezető bediktálja, hogyan megy egy átvétel, egy szerviz, egy ügyfélnek való átadás, és az asszisztens ebből lépésenkénti munkautasítást és ellenőrzőlistát ír. Ugyanígy elkészül az álláshirdetés is, a műhely stílusában.

10. Pályázatfigyelés és pályázati szöveg előkészítése

Egy családi gazdaság évről évre lemarad egy-egy támogatásról, mert nincs ideje követni a kiírásokat. Az asszisztens rendszeresen összefoglalja a gazdaság profiljába illő friss felhívásokat, a feltételekkel és a határidőkkel. Ha a gazdaság pályázni akar, segít a szakmai szöveg vázlatában a gazdaság saját adatai alapján.

Mire figyeljünk: a jogosultságot és a határidőt mindig a hivatalos kiírásból kell ellenőrizni. A pályázat beadása a pályázatíró vagy a gazda felelőssége marad.

11. Táblázatok elemzése egyszerű nyelven

Egy vegyesbolt tulajdonosa havonta kap egy forgalmi kimutatást, de nincs ideje elemezni. Az asszisztens megkapja a táblázatot, és egyszerű mondatokban leírja, mi változott: mely termékek fogytak jobban vagy rosszabbul, hol nőtt a beszerzési ár, melyik napokon volt kevés vásárló. A végén két-három kérdést tesz fel, amit érdemes megnézni.

12. Idegen nyelvű levelezés

Egy méhész németországi és osztrák viszonteladóknak is szállít mézet. A levelezés németül megy, ami lassú és bizonytalan. Az asszisztens magyarul összefoglalja a bejövő német leveleket, és a méhész magyarul megírt válaszát udvarias, szakszerű németre fordítja. A méhész így magyarul gondolkodik, a vevő pedig németül kapja a választ.

Mi nem való AI-ra

• Végső döntés pénzről, árról, szerződésről: ezt mindig ember hozza meg.
• Jogi, adó- és egészségügyi kérdésekben a végleges válasz: ott szakember kell, az asszisztens csak előkészít.
• Bármi, amit a cég nevében magától elküldene: minden kimenet piszkozat.
• Olyan adat, amire a feladathoz nincs szükség, például jelszavak, banki belépés, a munkatársak személyes adatai.

Hogyan kezdjen hozzá

Ne mind a tizenkettővel egyszerre. Válassza ki azt az egyet, amelyik ma a legtöbb időt viszi el, és arra állítsuk be az asszisztenst egy hét alatt, valódi példákon tesztelve. Ha beválik, jöhet a következő. A tapasztalatom az, hogy egy jól működő első feladat után a kollégák maguk kezdik keresni a következőt. Néhány itt leírt feladatot a demók között működés közben is megnézhet.

A helyszíni felmérésen megnézzük, a fenti feladatok közül melyik hozza a legtöbbet az ön cégénél. Ha az általános folyamatok kevésnek bizonyulnak, a testreszabott megoldásokról szóló cikkben leírtam, mi jöhet utána.