Mit jelent, hogy az adatok a cégnél maradnak?

Az első kérdés szinte mindig az, hogy hova kerülnek a cég adatai, ha egy AI-asszisztenst használ. Jogos kérdés: az ajánlatokban árak vannak, a levelekben ügyfelek nevei, a számlákban beszállítói viszonyok. Ebben a cikkben végigmegyek azon, hogyan dolgozom, és mit vállalok ezzel kapcsolatban.

A fiók a cég nevén van, nem az enyémen

Az asszisztens előfizetését a cég köti, a saját nevén. Elsősorban a Claude vagy a ChatGPT alkalmazását javaslom. A dokumentumok, levelek, árlisták és sablonok ebben a céges fiókban vannak, nem nálam.

Én a beállításban és a betanításban segítek, a cég engedélyével. A munka után nem látok bele a cég adataiba, és nem kezelem őket. Nincs olyan közös fiók, amelyben több ügyfelem anyaga keveredne.

Mi történik, ha befejezzük az együttműködést

Semmi nem tűnik el. Mivel a fiók a cégé, a beállított asszisztens, a sablonok és az írásos útmutató a cégnél maradnak, és tovább használhatók. A havi támogatás hónapról hónapra megy, bármikor lemondható. Nem akarom, hogy egy cég tőlem függjön: az a cél, hogy a kollégák maguk is boldoguljanak vele.

A gép nem küld semmit a cég nevében

Minden, amit az asszisztens készít, piszkozat: levél, ajánlat, válasz egy véleményre, jelentés. Egy kolléga nézi át, javítja, ha kell, és ő küldi el. Ez nem csak beállítás kérdése, hanem szerződésben is rögzítjük.

Ennek gyakorlati oka is van. Egy AI-asszisztens tévedhet: félreolvashat egy számot egy rajzon, vagy rossz hangnemet üthet meg egy panaszra. Ha mindig ember küld, az ilyen hiba nem jut ki a cégből.

Pénzhez és számlázáshoz csak olvasási jog

Ahol számlákkal vagy költségekkel dolgozik, ott csak olvas. Nem állít ki számlát, nem sztornóz, nem utal. Ha a cég számlázó programjához kapcsoljuk, akkor is csak olvasási jogú hozzáféréssel. Hogy ez a gyakorlatban hogyan néz ki, azt a testreszabott AI-folyamatokról című cikkben írtam le.

Vannak az interneten olyan nem hivatalos bővítmények, amelyek a cég adóhatósági vagy számlázási hozzáférési adatait egy idegen szerveren kérik el. Ezeket ügyfélnél nem használom, mert a cég kulcsa olyan helyre kerülne, ami fölött sem a cégnek, sem nekem nincs ellenőrzésem.

Mit ne adjunk oda az asszisztensnek

Az asszisztensnek ahhoz kell hozzáférnie, amivel dolgozik, és semmi máshoz. A bevezetésnél ezért azt nézzük meg, melyik feladathoz mi kell, és csak azt kapcsoljuk be.

• jelszavakat, banki belépési adatokat nem írunk be neki, és nem tároljuk a fiókban
• a munkavállalók személyes adatait csak akkor, ha a feladathoz tényleg kell, és a cég ezt eldöntötte
• ahol egészségügyi vagy betegadat van, ott ezek nélkül dolgozunk
• ha egy feladathoz nem kell a teljes postafiók, csak egy mappát vagy címkét kap

Mennyibe kerül, és ki fizeti

Az előfizetést a cég fizeti a saját nevén, ez nem része az én díjamnak. Egy felhasználónak havi 20 dollár körül van, több kollégának fejenként ennél valamivel több. A pontos árakat a szolgáltató oldalán érdemes megnézni, mert változhatnak.

Rövid ellenőrzőlista a cégvezetőnek

• Kinek a nevén van az előfizetés? Legyen a cégén.
• Ki küldi el, amit az asszisztens megír? Mindig egy kolléga.
• Mihez fér hozzá a pénzügyekben? Csak olvasáshoz.
• Mi marad a cégnél, ha vége az együttműködésnek? Minden.

Ha valamelyik ponttal kapcsolatban kérdése van, a felmérésen végigmegyünk rajta, a cég saját rendszereit nézve. Ha egy feladatnál nem tudjuk biztonságosan megoldani, azt nem javaslom bevezetésre.