Esettanulmány: 66 online tanfolyam átköltöztetése az Art Akadémiára, egy hét alatt

Ez valódi eset: a saját tanfolyamaim átköltöztetése. A számok a munka közben írt naplókból és ellenőrző riportokból származnak.

A kiinduló helyzet

Évekig két oldalon árultam online festőtanfolyamokat: a régi onlinefestotanfolyamok.com-on, és az újabb, általam fejlesztett artakademia.hu-n. A régi oldalt már nem fejlesztettem, és úgy döntöttem, megszüntetem. Ehhez a régi oldal teljes tanfolyamkínálatát át kellett vinni az újra, úgy, hogy egyetlen vevő se veszítse el, amiért fizetett.

A régi oldalon 66 tanfolyam volt, 1 212 leckével. Ebből 21 tanfolyam már korábban átkerült, a többit ebben a körben kellett megcsinálni, a vevők hozzáférésével együtt mind a 66 tanfolyamra.

Mekkora munka volt

• 45 tanfolyam átvitele, 951 leckével, piszkozatként, ellenőrzés után élesítve.
• 5 080 kép a médiatárba; a független ellenőrzés 6 138 kép- és PDF-hivatkozást nézett végig, mind elérhető.
• 3 801 vevő hozzáférése, összesen mintegy 21 500 tanfolyam-hozzáférés, mert a legtöbben több tanfolyamot is megvettek.
• A videók: a Vimeo-fiókom kb. 1 270 videójából 574 tartozott ezekhez a tanfolyamokhoz. Ahhoz, hogy az artakademia.hu-n is lejátszhatók legyenek, 327 videónál kellett engedélyezni a beágyazást az új domainen, a többinél már megvolt.
• Kb. 3 400 értesítő levél a vevőknek, és ügyfélszolgálat az átállás heteiben.

Hogyan osztottuk szét

A munkát a saját, helyben futó AI-ágenscsapatom végezte, szerepek szerint. Hogy mi ez a csapat, arról külön cikk szól.

• Egy felmérő és ellenőrző ágens: feltérképezte a régi oldal tanfolyamait, leckéit, képeit és videóit, a végén pedig függetlenül, csak olvasva végigellenőrizte az új oldalt.
• Egy fejlesztő ágens: az importáló program, a vevők beiratása, a videók beállítása és a régi bolt leállítása.
• Egy szöveges ágens: a vevőknek szóló két értesítő levél és a kiküldési terv.
• Egy jogi ágens: a beiratás előtt átnézte, hogy a régi vásárlási feltételek alapján rendben van-e az átvitel, és az új oldal jogi oldalait is frissítette.
• Az ügyfélszolgálatban egy levélfigyelő és egy közösségfigyelő ágens, és egy névtábla arról, melyik régi tanfolyam milyen néven él tovább.

Az átvitel lépései

1. Felmérés és terv

Az első napon elkészült a teljes leltár és a terv. A régi oldal nyilvános adatai, az oldaltérképek és a régi tanfolyamrendszer exportja alapján kiderült, mi van már az új oldalon, mi hiányzik, és melyik vevőnek melyik tanfolyamhoz kell hozzáférés.

2. Tanfolyamok és leckék, piszkozatként

Az importáló program a WordPress és a LearnDash programozói felületén keresztül vitte át a tanfolyamokat, a leckéket és a képeket. Minden piszkozatként érkezett, és a program megjegyezte, mit vitt már át, így egy megszakadt futás nyugodtan folytatható volt, duplikáció nélkül.

3. Videók

A videók a Vimeón maradtak, de be kellett állítani, hogy az új domainen is lejátszhatók legyenek. Ezt a Vimeo programozói felületén, videónként ellenőrizve végezte az ágens. Néhány videó már a régi oldalon sem volt lejátszható, ezeket én javítom a Vimeóban.

4. A vevők hozzáférése

A régi rendelésekből minden vevő megkapta az új oldalon azokat a tanfolyamokat, amelyeket megvett. Akinek még nem volt fiókja, annak az új oldal készített egyet. A több fiókot használó vevők, például egy elgépelt e-mail-cím miatt, két körben összevont fiókot kaptak. Négy régi tanfolyam tartalma egy-egy újabb, bővebb tanfolyamba olvadt; ezek vevői az utódtanfolyamot kapták meg.

5. Független ellenőrzés

Élesítés előtt egy másik ágens, csak olvasási joggal, végignézte az egészet: leckéket, képeket, videókat, belső linkeket. Ez talált például 24 linket, amely még a régi oldalra mutatott, és néhány apró formázási hibát. Ezeket javítottuk, a linkeket még a vevők értesítése előtt.

6. A vevők értesítése

Két értesítő levél készült: egy azoknak, akiknek már volt fiókjuk az új oldalon, és egy azoknak, akiknek új fiók készült, jelszóbeállítással. A kiküldés lépcsőzetesen ment, kis hullámmal kezdve, hogy egy esetleges hiba ne mindenkit érjen. Összesen kb. 3 400 levél ment ki, a hibás kézbesítés néhány darab volt.

7. A régi bolt leállítása

A régi oldalon a termékeket nem töröltük, hanem elfogyottra állítottuk, így a meglévő hozzáférések sértetlenek maradtak. A fizetés kikapcsolt, a termékoldalak az új oldal megfelelő tanfolyamára mutatnak.

Ami nem ment elsőre

• A videósorozatok, amelyeket külön termékként árultam, kimaradtak az első beiratási listából. Az ágens utólag ellenőrizte, és 276 vevő pótlólag megkapta őket.
• Néhány vevő a tanfolyamok új neve miatt azt hitte, hiányzik valami. Erre készült a névtábla: a jelzett esetek egy része valójában átnevezett vagy összevont tanfolyam volt.
• Akinek tényleg hiányzott egy hozzáférés, azt az ügyfélszolgálat egyenként pótolta.

Mi maradt nálam

• A döntések: melyik tanfolyam hova kerül, mi olvad össze, hogyan áll le a régi bolt.
• A vevőknek szóló levelek jóváhagyása a kiküldés előtt.
• A hibás videók javítása a Vimeóban, és a vevők kérdéseinek azon része, amelyhez személyes válasz kellett.

Mennyi idő volt

A felméréstől a vevők értesítéséig öt nap telt el, a régi bolt leállításáig egy hét. Utána még néhány hétig tartott az ügyfélszolgálat és a kisebb pótlások. Kézzel, egyedül ez becslésem szerint hónapokig tartott volna, és a hibák nagy része a vevőknél derült volna ki, nem az ellenőrzésen.

Mit jelent ez egy kis cégnek

Egy költözés, legyen az webáruház, tanfolyamoldal vagy ügyféladatbázis, ritkán a technikán bukik el, inkább azon, hogy valami kimarad, és a vevő veszi észre. Az ágensek ebben a fáradhatatlan, aprólékos részben erősek: leltár, átvitel, ellenőrzés, újraellenőrzés. A döntés és a felelősség a cégé marad. Ha önöknél is költözés vagy átállás előtt áll valami, a Gyorsdiagnózis megmutatja, mekkora munka és mi bízható rá egy AI-asszisztensre.